Malgré le léger glissement de date, les membres de l’Organisation des Secrétaires et Assistants de Direction du Cameroun (OSAD-Cameroun), sous la conduite de leur présidente nationale, Mme Joséphine Nzengue, ont tenu à marquer d’une pierre blanche et de la meilleure des manières, la célébration de la 21è édition de la Journée internationale des Secrétaires (JIS). C’est ce qui explique le séminaire de formation organisé en avril 2019 à Douala. C’est avec plaisir que la Présidente nationale éclaire Afrik.com sur un certain de nombre de points.
Afrik.com : Mme Joséphine Nzengue, en quoi consiste le métier de secrétaire ou assistant de direction ?
Joséphine Nzengue : L’assistant de direction, appelée aussi secrétaire de direction, est le collaborateur direct d’un ou plusieurs cadres (chef de service ou chef d’entreprise).
Généralement, l’assistant de direction gère les rendez-vous et l’emploi du temps de ces derniers. Il prend connaissance de leur courrier et prépare la correspondance. Il reçoit et filtre les appels téléphoniques, accueille les visiteurs. Il organise les déplacements professionnels ainsi que certaines réunions.
L’assistant de direction suit la progression des dossiers des personnes dont il dépend. Il assiste également aux réunions qui ont un caractère stratégique pour l’entreprise et en rédige le compte-rendu grâce à ses notes.
Il bénéficie de la confiance totale de ses supérieurs. En leur absence, il peut prendre des décisions et traiter des affaires courantes. Sa hiérarchie peut également lui demander un avis sur un dossier délicat. Dans certains cas, on lui délègue la gestion de certains dossiers : premières négociations avec un fournisseur ou un client, élaboration de propositions pour réorganiser une activité, préparation d’un budget…
Aujourd’hui, l’assistant de direction a surtout un rôle d’organisation, de communication et d’aide à la prise de décision. C’est un métier qui a considérablement évolué avec le développement de l’informatique et des nouvelles technologies, et les tâches administratives qui lui étaient traditionnellement dévolues se sont réduites.
Afrik.com : Dans quelles conditions travaille-t-il ?
Joséphine Nzengue : L’assistant de direction exerce dans toutes sortes d’entreprises : privées, publiques ou parapubliques, dans des petites, moyennes ou grandes entreprises.
Il travaille en étroite collaboration avec un ou plusieurs supérieurs hiérarchiques et ses responsabilités peuvent être très importantes. Il doit gérer simultanément les activités en cours, les nombreuses communications téléphoniques et les rendez-vous, provenant de l’entreprise, de l’extérieur ou de sa hiérarchie. Il entretient de fréquents contacts aussi bien au sein de l’entreprise qu’à l’extérieur (personnels des services, clients, administration, représentants du personnel…).
L’assistant de direction doit savoir utiliser les outils bureautiques et être familiarisé avec les procédures de signature électronique. Il doit également avoir une bonne expression écrite et orale, et parfois maîtriser une ou deux langues étrangères.
Ce métier nécessite une grande capacité de travail, de la rigueur, de l’organisation et le sens des initiatives. Bon relationnel, tact et diplomatie, discrétion, bonne présentation… sont par ailleurs indispensables.
Afrik.com : Comment y accède-t-on ?
Joséphine Nzengue : Pour devenir assistant de direction, le niveau bac +2 est le minimum. A ce niveau, on trouve les diplômes suivants :
– BTS Assistant de gestion de PME-PMI à référentiel commun européen,
– BTS Assistant de manager,
– DUT Gestion administrative et commerciale,
– DUT Gestion des entreprises et des administrations option petites et moyennes organisations.
En dehors de ces diplômes professionnels, il existe de nombreuses formations universitaires, de niveau licence, licence professionnelle ou master en économie, gestion, lettres, langues ou droit, qui peuvent être prises en compte pour postuler à un emploi de secrétariat de direction dans des entreprises importantes. Les diplômes des écoles de commerce peuvent également convenir. Ce métier est accessible aux femmes et aux hommes
Afrik.com : Quelle explication donnez-vous à la cérémonie organisée dans la somptueuse salle de la Falaise Diamond de Douala ?
Joséphine Nzengue : La cérémonie qui nous réunit ce jour 26 avril 2019 est une occasion supplémentaire de démontrer, s’il en était encore besoin, au monde entier, que le secrétariat est un métier noble et que ceux qui l’exercent méritent une attention toute particulière.
Etre secrétaire est un art et nous remercions tous les employeurs qui ont une très haute opinion de cette fonction.
Cette journée qui honore les secrétaires et assistants de direction, est aussi le lieu de la prise de parole des patrons, à présenter leurs exigences qualitatives et à dire clairement ce que leurs organisations attendent des Assistants qui sont leurs premiers partenaires de travail, en vue de l’attente de leurs objectifs et prérogatives.
La présence massive des membres et sympathisants de la profession est une preuve probante de l’attachement que notre métier et notre association portent auprès des autorités et surtout, auprès de nos patrons du secteur public et du privé qui ont apporté un soutien indéfectible pour la tenue de cette cérémonie.
Afrik.com : Est-ce la première fois que vous organisez ce genre d’événement ?
Joséphine Nzengue : Chaque année, l’équipe d’OSAD-Cameroun, par ses actions de formation et de recyclage relève à chaque fois le défi de proposer des formations, des outils et des astuces indispensables pour développer la complémentarité avec nos managers.
Par ce procédé, nous contribuons à développer l’efficacité professionnelle et le renforcement des capacités des membres afin de les amener à devenir des promoteurs de la qualité, de l’auto-évaluation et de la remobilisation dans les différents processus de leurs organisations.
Afrik.com : 21 ans après la première fête des secrétaires au Cameroun, peut-on dire que les lignes ont bougé ?
Joséphine Nzengue : 21 ans après la première fête des secrétaires au Cameroun, les codes et les langages ont changé, les nouvelles technologies sont devenues plus présentes et les exigences nombreuses. Les Assistants s’adaptent, se perfectionnent, gagnent en compétences et « s’upgradent ».
Aujourd’hui plus que jamais, l’Assistant est l’indispensable interface au sein d’un monde professionnel mouvant et éclaté.
C’est à l’assistant d’assurer la cohésion au sein d’une équipe. Il nous revient donc de tirer le meilleur de cette occasion qui nous est offerte pour affiner nos connaissances et améliorer nos capacités professionnelles.
Il s’agit pour nous d’un défi quotidien, contraignant et exigeant que rendent clairement les thèmes retenus par l’OSAD-Cameroun pour cette édition à savoir : « L’auto-évaluation et la remobilisation axées sur les résultats et pour la performance : secrétaires, assistants comment renforcer votre efficacité professionnelle en tout temps ».
Afrik.com : Il vous arrive souvent de bénéficier de quelques soutiens de la part de votre ministère de tutelle qu’est le Ministère de l’emploi et de la formation professionnelle ?
Joséphine Nzengue : Nous avons sollicité et obtenu l’accord pour la signature d’une convention de partenariat entre le Ministère de l’emploi et de la formation professionnelle et OSAD-Cameroun pour un accompagnement de qualité en vue de :
- La création d’un centre de placement de secrétaires à la recherche d’un emploi
- La mise à disposition des experts pour le recyclage permanent de nos membres dans leurs différents Centres d’excellence (Buéa, Douala, Sangmélima).
- Un accompagnement permanent pour l’atteinte progressive de nos objectifs.
Afrik.com : Un mot à l’endroit de vos membres et sympathisants…
Joséphine Nzengue : A vous tous, chers membres et sympathisants, j’adresse mes vives félicitations ainsi que l’expression de ma sincère reconnaissance car, vous avez répondu nombreux à l’invitation qui vous a été faite. Cela est la meilleure preuve de l’estime et de la sympathie que notre métier et notre association inspirent aux autorités et surtout aux patrons du secteur public et du privé qui ont fourni un appui inestimable pour l’organisation et le rayonnement de cette manifestation.
Pour mériter cette considération, j’exhorte les Assistants à faire de leur cheval de bataille, la valorisation de leur image en cultivant l’excellence pour être de parfaits collaborateurs et de véritables responsables des relations publiques au sein des entreprises.
Merci à vous tous, fidèles membres et sympathisants. Recevez toute ma reconnaissance pour votre indéfectible soutien. Vous avez cru en notre mouvement et ne cessez d’encourager ma modeste personne. Sans vous, la présidente que je suis serait réduite à l’impuissance. D’ailleurs, c’est vous qui avez suscité la considération et le respect de notre association.
Votre appui lui permet d’être plus efficace et donne l’opportunité d’augmenter l’impact de nos actions en faveur de la valorisation de notre noble et beau métier.
Cette crédibilité ai-je besoin de vous le dire, est le moyen le plus efficace d’amener dans notre organisation les collègues de la profession qui seraient encore dubitatifs ou indifférents.
Je sais qu’il n’est pas toujours facile de convaincre surtout devant les préjugés et idées préconçues. Mais doués et efficaces comme nous le sommes dans la difficile profession que nous exerçons, nous le pouvons. Ce que nous faisons pour convaincre nos patrons respectifs et nos usagers ; ce que nous faisons pour mériter leur respect et leur confiance, pourquoi ne le ferions-nous pas pour nous procurer de nombreux adhérents et agrandir notre organisation ?
Je profite de cette tribune pour lancer un vibrant appel à vous tous qui êtes ici présents, et même à ceux de notre métier qui ne sont pas avec nous aujourd’hui, de se joindre à nous pour que la prochaine édition 2020 soit une rencontre populaire et qu’une fois encore, nous écrivions en lettres d’or la belle odyssée de notre profession.
